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XRechnung: E-Invoicing goes B2G

Ab dem 27.11.20 tritt Europäische Richtlinie 204/55/EU für Lieferungen an alle Behörden in Kraft.

In diesem Zuge wurde die XRechnung durch die KoSIT entwickelt, um den Anforderungen im B2G Bereich gerecht zu werden.

Was genau ist eine XRechnung?

Durch den Beschluss des IT-Planungsrats vom 22.06.2017 ist XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland.
XRechnung ist der nationale Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Dieser stellt die einheitliche Kommunikation von Auftragnehmern mit öffentlichen Auftraggebern zum Zweck der elektronischen Rechnungsstellung dauerhaft sicher.

Verhältnis zur Europäischen Norm

XRechnung bildet die Europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung EN 16931 eindeutig ab und präzisiert die für die Verwaltung relevanten Regelungen. XRechnung bewegt sich vollständig im Rahmen der Möglichkeiten, die seitens der Norm zulässig sind und ist vollständig konform zur Vorgabe zur elektronischen Rechnung auf EU-Ebene.
Die elektronische Rechnung gemäß XRechnung ist – wie von der Europäischen Richtlinie geregelt – ein strukturierter Datensatz. XRechnung ermöglicht Rechnungsstellern und -empfängern die Umsetzung der EN 16931 in beiden geforderten Syntaxen, UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). XRechnung stellt eine Core Invoice Usage Specification (CIUS) dar.

Mehrwert gegenüber EU-Norm

XRechnung konkretisiert die europäischen Vorgaben durch:

  • Abbildung nationaler Anforderungen
    (Regelung nationaler Sachverhalte, die auf europäischer Ebene nicht abgebildet werden, z.B. Vorgaben zur Abbildung von Skonto).
  • Fachlich qualitätsgesicherte deutsche Beschreibungen
    (Herstellung von semantischer Eindeutigkeit; Verständlichkeit der Inhalte).
  • Konkrete Handlungsempfehlungen
    (Erleichterung des Umgangs mit elektronischen Rechnungen: Bspw. können durch die „Leitweg-ID“ Rechnungsempfänger einfacher adressiert werden).
  • XRechnung ist eine vollständige und vollständig dokumentierte Wiedergabe der EN 16931. Für die Implementierung im Fachverfahren können der Standard und seine Bestandteile daher als alleinige Quellen genutzt werden.

    Neben der Dokumentation des Standards (Spezifikation) werden die zur technischen Umsetzung erforderlichen Bestandteile sowie Testnachrichten und ein Prüftool zur Konformitätsprüfung elektronischer Rechnungen bereitgestellt.

    Der IT-Planungsrat hat den dauerhaften Betrieb des Standards beschlossen. Damit ist und bleibt XRechnung ein verlässlicher, offener Standard, der frei und unentgeltlich für die Integration in entsprechenden Lösungen genutzt werden kann.

    Wer profitiert von der XRechnung? (Sender vs. Empfänger)

    So profitiert der Rechnungssteller:

  • Einsparung der Kosten für Papier und Porto sowie der Archivierungskosten für Papierrechnungen.
  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente
  • Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte werden minimiert
  • Beschleunigter Zahlungseingang; dadurch Verbesserung der Liquidität
  • Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows
  • Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen
  • So profitiert der Rechnungsempfänger:

  • Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage.
  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente
  • Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren
  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess
  • Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse (Workflow, insbesondere Rechnungserfassung & automatischer Abgleich mit Bestellwesen)
  • Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess; Rechnungen jederzeit wiederauffindbar
  • Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen
  • Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen
  • Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen